Allons-y directement, la réunionite aiguë, nous on aime pas !

Celle où une seule personne monopolise la parole

Celle où tu dors

Celle sans fond

Celle où tu perds ton temps

Celle qui s’éternise

Malheureusement, elle est encore d’actualité dans de nombreuses entreprises…

Et la crise n’a rien arrangé en augmentant parfois la récurrence des réunions sous prétexte de rester en lien ou plus officieusement de s’assurer que tu travailles bien.

Tu connais ? 

Dommage, car la réunion a de nombreuses vertus si tu sais la manier.

Nous te partageons 3 astuces pour des réunions plus efficaces, plus interactives et plus participatives en 2022

 

 

Varier la forme

“La forme c’est le fond qui remonte” disait Victor Hugo..Oui car la forme change radicalement la dynamique d’une réunion, d’un projet, d’une convention… et en perso d’un dîner, d’une sortie au restaurant etc…

Si je vous emballe un cadeau dans un sac poubelle ou bien dans un joli papier avec un nœud assorti, ça n’aura pas du tout le même effet.

Contourner la routine, le rébarbatif, le déjà vu permet de dynamiser l’interaction et, parfois, il suffit d’un rien pour tout changer. Car, oui l’idée ici n’est pas de passer trop de temps à échafauder des plans de la parfaite réunion interactive mais plutôt d’utiliser des choses simples qui donneront une autre rythmique à ces moments communs (qui parfois sont longs comme un jour sans pain!).

Tes intros peuvent être différentes. Que ce soit en visio ou en live, voici quelques exemples pour commencer autrement :

  • Une musique qui donne la pêche, 
  • Un début de réu debout,
  • La météo du jour de chacun,
  • Une blague
  • Un micro jeu qui prend 3 ou 4 minutes max.
  • Une vidéo sur votre sujet

La liste est loooonnggguuueeeeeee et vous avez des possibilités infinies de rendre votre intro plus cool, dynamique, engagée.

Pour continuer à générer l’écoute et capter l’attention, soyez “rythmé!”. Préparer votre réunion avec des séquences d’information, d’échange, des visuels. En visio, ça peut être sans les caméras pendant quelques minutes pour se concentrer uniquement sur le contenu, en live avec une balle de la parole. Les outils de la formation sont idéaux pour te permettre d’innover et de créer des réunions… où tout le monde a envie d’aller!

Le Good bye sera aussi utile pour lancer l’action après la réunion… un mot qui symbolise le moment, le projet, une devinette pour la prochaine réu ? un début de phrase terminé par le collègue… encore une fois ta créa est ta limite mais tu as déjà des billes pour bien démarrer tes réu new generation!

 

 

Vive les autres

La bonne réunion type paternaliste où seul le manager s’exprime STOP

Celle où tu conserves la parole et le lead du début à la fin STOP

Celle où tu projettes ton powerpoint de 350 slides STOP

 

Reprends ta matrice du management situationnel Hersey&Blanchard et crée des réunions interactives selon la maturité de ton équipe. Tu peux ainsi distribuer de manière ciblée des missions selon le degré de compétences et/ou de motivation de chaque collaborateur. A celui qui est compétent et motivé par exemple, tu peux déléguer la présentation d’une partie sur un thème précis validé ensemble en amont. Ainsi valorisé et responsabilisé, ton collaborateur gagne en motivation et ta réunion gagne en dynamisme et en variété (et toi en temps d’observation en retrait…)

 

Finies les réunions “monologue” où tout est préparé à la ligne sans espace d’échanges. Vive la participation. Pour cela, pose des questions à l’assistance, ouvertes les questions hein ;), va chercher le partage des idées, ça évite les dodos en cachette ou les yeux qui se ferment. Plus qu’utile en télétravail avec tout le monde à distance, faire participer chacun te permet de garder une concentration maximale des équipes. Tu peux y ajouter du travail en sous-groupe avec classe scindée pour varier les plaisirs, entretenir et développer les relations. Enfin pour générer la participation, tu peux utiliser aussi les fonctionnalités proposées par ton outil comme le chat dont tu peux te servir pour recueillir les réponses à tes questions; avec un double effet kiss cool: tu mets ton équipe en action et tu maintiens l’attention?.

 

 

L’art de la pendule

 

Tout le monde a des souvenirs de réunions horriblement longues et insipides!

La productivité sous le niveau de la mer et une motivation dans les chaussettes. 

Selon une étude américaine, la durée optimale d’une réunion est de 37,5 minutes.

 

Se forcer à respecter un temps donné contraint à aller droit au but. Si tu respectes une durée fixée au préalable, tes collaborateurs seront plus à l’écoute et se sentiront concernés du début à la fin.

Le bon plan est d’avoir un timer de cuisine à dispo à activer au début de la réunion, c’est plus sympa que le timer du téléphone et on ne peut pas tricher!

Suivant les sujets tu pourras créer des réunions encore plus courtes : exemple 10mn avec un préparation short en amont.

 

Le temps c’est aussi quand a lieu la réunion dans la semaine. Out les réunions du lundi soir ou du vendredi soir…avoir conscience des obligations de chacun, les respecter permet de garder la motivation haute. Ainsi tu soignes ton énergie et celle de ton équipe.

 

 

Et… action!

 

Avec ces trois moyens tu vas pouvoir initier des réunions plus interactives ou bien relancer une dynamique que tu as peut-être laissé échapper au fur et à mesure du temps. 

C’est également un moyen pour toi de sortir de ta routine de manager et créer la surprise pour toi et ton équipe.

Out la réunionite aigue, vive les réunions créatives, qui boostent, donnent du peps et de l’envie. Certaines personnalités souffrent littéralement en réunion alors que d’autres s’en régalent. Avec cette nouvelle impulsion en tête et en action, tu permets l’engagement de chacun pour des réunions efficaces. 

 

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